Het Huishoudelijk Regelement.

 

Het lidmaatschap.

 

Artikel 1 lid
Voor aanmelding als lid wordt gebruik gemaakt van een formulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten. Hierop dienen de volgende gegevens vermeld te worden: naam, voornamen, roepnaam, woonplaats, adres, geboortedatum en -jaar, man of vrouw en eventueel het e-mailadres. De leden dienen ervoor te zorgen, dat de ledenadministratie te allen tijde beschikt over hun nieuwste adres, telefoonnummer en e-mailadres. De leden dienen hun contributie te voldoen via automatische afschrijving ofwel binnen 14 dagen na ontvangst van een betalingsopdracht. Het lidmaatschap wordt aangegaan voor één kalenderjaar met stilzwijgende verlenging voor een volgend kalenderjaar. Opzegging van het lidmaatschap geschiedt schriftelijk bij de ledenadministratie vóór 1 december.

 

Artikel 2 recht en plicht
De leden hebben het recht alle bijeenkomsten, wedstrijden en evenementen van de vereniging bij te wonen, uitgezonderd de bestuurs- of commissievergaderingen. Alle leden zijn verplicht zich te houden aan dit reglement en aan de aanwijzingen van het bestuur, de commissies en de baanbeheerder.

 

Artikel 3 schade
Wanneer een lid schade toebrengt aan de vereniging of haar bezittingen, kan de schade door het bestuur op dat lid worden verhaald. De vereniging kan niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadiging van eigendommen, voor ongevallen, diefstal en dergelijke.

 

Het gebruik van de banen.

 

Artikel 4 speelduur 
Voor de gehele dag geldt voor enkelspel en voor dubbelspel een speelduur van driekwart uur volgens de tijden op het labelbord. Als de baan vrij ligt, mag men een kwart uur voor de labeltijd de baan in gebruik nemen.

 

Artikel 5 ledenpas 
U ontvangt als lid een ledenpas, waarop digitaal een pasfoto is gedrukt. Deze pas moet u onder de desbetreffende baan en naast de door u gekozen speeltijd op het labelbord hangen. Dit kan uitsluitend, indien men op het complex van De Haambrink aanwezig is. Ook uw medespelers dienen dit allen te doen. Het team dat het eerst compleet is (dus minimaal 2 personen) heeft het recht als eerste een baan te reserveren.
Tijdens het spelen mogen de pasjes niet worden verplaatst. Na afloop van de speeltijd mag men bezette banen gedurende driekwart uur niet aflabelen. Als u een baan verlaat, blijft de baan niet voor u gereserveerd. Verder bestaat de mogelijkheid tegen borg een sleutel te ontvangen, die toegang geeft tot de banen en de verlichting en een aparte sleutel die toegang geeft tot de kleedruimten. Het spelen op andermans pasje is verboden. Ook is het niet toegestaan om pasjes en sleutels ter beschikking van derden te stellen. In geval van verlies van het pasje kan tegen betaling van de kosten bij de ledenadministratie een nieuwe pas worden besteld.

 

Artikel 6 baanverlichting
De baanverlichting wordt bediend door middel van groene en rode drukknoppen op de verlichtingskast: groen is aan en rood is uit. Een schakelklok bepaalt de uiterste verlichtingstijd, waarop de lampen automatisch zullen doven. Deze tijd wordt door het bestuur vastgesteld en aan de leden bekend gemaakt. Indien er geen opvolging is, dient u de lichten uit te doen.
Om problemen met de verlichting te voorkomen, is het noodzakelijk de verlichting van de banen 1 en 2 niet tegelijk met die van de banen 3 en 4 te ontsteken. Pas als de lampen op de banen 1 en 2 op sterkte branden, kan de verlichting van 3 en 4 probleemloos worden ontstoken. Na het doven kan de verlichting gedurende 15 minuten niet meer worden ontstoken.

 

Artikel 7 speeltijden 
Voor de junioren tot en met 12 jaar zijn de banen na 18.00 uur niet meer beschikbaar. Voor de junioren van 13 tot en met 17 jaar zijn de banen na
20.00 uur niet meer beschikbaar. Men is zoveel jaren als men op 1 januari van hetzelfde jaar is. Als de banen ‘s avonds vrij zijn, mogen juniorleden na 18.00 uur respectievelijk 20.00 uur wel tennissen, maar moeten zij de baan direct verlaten, als seniorleden wensen te spelen.

 

Artikel 8 baangebruik 
Men moet de baan in tenniskleding en met schone tennisschoenen betreden. Loopschoenen of andere schoenen met grof profiel en schoenen met zwarte zolen zijn verboden op de banen. Met het ook op beschadiging van de banen wordt dringend verzocht geen scherpe voorwerpen, zoals stoelen en dergelijke op het kunstgras te plaatsten. Voorts wordt men geacht voorzichtig met de scoreborden om te gaan en deze met de hand aan te passen. Tot slot, men wordt geacht de banen schoon achter te laten en de hekken van de banen en de deuren van het complex op slot te doen, indien zich geen andere speler heeft aangediend.
Het is de leden niet toegestaan de banen tijdens opdooi te bespelen, d.w.z. zolang de vorst nog in de grond zit, terwijl de temperatuur al weer boven nul graden is.

 

Artikel 9 tennisles 
Alleen door leden van de vereniging kan op de banen les worden genomen. Eén of meer banen zijn op nader te bepalen en op het mededelingenbord aangegeven tijden voor de tennislessen beschikbaar. Er kan alleen worden gelest bij een door het bestuur aangetrokken tennisleraar.
Bij activiteiten georganiseerd door de vereniging en bij competitie wijst het bestuur een aantal banen toe. Ook hiervan wordt op het mededelingenbord kennis gegeven.

 

Artikel 10 introduceren
Het is een lid van de vereniging toegestaan een niet-lid éénmalig te introduceren. Het introducerend lid is verantwoordelijk voor de gastspeler. Indien een lid zich niet aan deze regel heeft gehouden, kan het bestuur besluiten een boete op te leggen.

 

Het bestuur.

 

Artikel 11 bestuurslid 
Een bestuurslid is bevoegd alle bestuursvergaderingen bij te wonen, daarin het woord te voeren en zijn stem uit te brengen. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Een bestuurslid wordt benoemd voor een termijn van drie jaar. Hij kan echter te allen tijden als zodanig aftreden. Beide regels gelden ook voor de in artikel 9 lid 10 van de statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn direct herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden geschieden in de eerstvolgende algemene vergadering.

 

Artikel 12 vice-voorzitter
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Tevens worden in die vergadering de overige bestuursfuncties verdeeld. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door een of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van een of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. De verdeling van de bestuursfuncties wordt in het jaarboek bekend gemaakt.

 

Artikel 13 bestuursvergadering
Het bestuur vergadert volgens een door het bestuur vast te stellen rooster. Vergaderingen van het bestuur worden voorts gehouden wanneer de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit verzoeken. De voorzitter heeft in de vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, evenals de vergadering te schorsen of te verdagen.
Een bestuursvergadering wordt tenminste zeven dagen voor de vergaderdatum bijeengeroepen. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek niet binnen veertien dagen gevolg wordt gegeven of de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

 

Artikel 14 kandidaat
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdienste. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist dat de kandidaat een eventuele benoeming zal aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk tien dagen vóór de algemene vergadering.

 

Artikel 15 bevoegdheid
Het bedrag, bedoeld in artikel 10, derde lid, onder c, van de statuten wordt gesteld op € 10.000,--.

 

Artikel 16 administratie
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van de rechten en plichten van de vereniging. Deze administratie wordt gedurende zeven jaren bewaard. Het bestuur is bovendien verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. naam, geslacht, geboortedatum, adres, telefoonnummer, speelsterkte en bondsnummer van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging, met uitzondering van kleine voorwerpen van geringe waarde, die korter dan een jaar gebruikt plegen te worden.
Van de onder a bedoelde administratie moet een ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen twee weken inzage worden verstrekt.

 

De commissies.

 

Artikel 17 commissie 
De algemene vergadering kan één of meerdere commissies instellen met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie(s) en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissie – met uitzondering van de commissie genoemd in artikel 11 lid 4 van de statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

 

Artikel 18 kascommissie
De commissie, bedoeld in artikel 11, vierde lid van de statuten, bestaande
uit twee leden, wordt bij haar benoeming, telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

 

Vergadering en besluitvorming.

 

Artikel 19 agenda
De agenda van de algemene vergadering bevat de punten die voortvloeien uit de statuten of uit het huishoudelijk reglement. Daarnaast bevat het ieder voorstel dat tenminste tien dagen voor de verzending van de uitnodigingen voor de algemene vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend. Ook kunnen allen, die bevoegd zijn een vergadering bijeen te roepen, agendapunten opnemen.

 

Artikel 20 geldigheid
Wanneer een besluit van de algemene vergadering geen betrekking heeft op een agendapunt, is deze ongeldig, met inachtneming van artikel 16 leden 9 en 10 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een besluit is genomen met minstens tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. En naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.

 

Artikel 21 voorstel
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder agendapunt wordt tevens ieder mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel behandeld, dat rechtstreeks met dat agendapunt samenhangt en door tenminste vier andere leden wordt ondersteund.
Wanneer over een voorstel geen van de stemgerechtigde leden stemming verlangt, is het voorstel aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot stemming overgegaan.

 

Artikel 22 stemming
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige stemmen en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts een persoon worden gekozen, die is kandidaat gesteld op de wijze zoals bij de statuten en dit reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij de statuten of dit reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

 

Artikel 23 onvoorzien
Het bestuur heeft het recht om wijzigingen in dit reglement aan te brengen. In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur. Alle leden ontvangen desgewenst één exemplaar van de statuten en van dit reglement, dat tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.

 

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op 24 februari 2009.

 

Gewaarmerkt namens het bestuur,

 

J.M. Boerkamp, voorzitter.